Pengenalan Pemrosesan Transaksi

Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi

1. Processing mencakup penggunaan jurnal dan register untuk menyajikan catatan input secara permanen dan kronologis.
2. Journals digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
3. Registers digunakan untuk mencatat tipe data lain yang tidak berhubungan langsung dengan akuntansi.
4. Special journals digunakan untuk mencatat transaksi yang sejenis dan terus-menerus. Contoh : Sales journal, Purchase journal, Cash receipts journal, Cash disbursements journal
5. Buku besar dan file menyediakan Simpanan data baik dalam sistem manual maupun terkomputerisasi.
6. Buku besar menyediakan ringkasan suatu transaksi keuangan perusahaan.
7. File kumpulan data yang terorganisir :
   – transaction file
   – master file
   – reference or table file
8. Output, adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Contoh output :
   – trial balance
   – financial reports
   – operational reports
   – paychecks

Teknik sistem

• Flowchart adalah suatu diagram simbolik yang menunjukkan arus data dan urutan operasi dalam suatu sistem.
• Flowcharts barangkali merupakan teknikteknik sistem yang paling umum.

Penggunaan simbol dalam Flowcharting

• Simbol digunakan dalam flowchart untuk mewakili fungsi informasi atau jenis lain dalam suatu sistem.
• Arah arus normal dimulai dari kiri ke kanan atau atas ke bawah.
• Anak panah terbuka harus ditempatkan ditempat sebaliknya dari garis arus IPO and HIPO Charts.
• Bagan ini terutama digunakan oleh karyawan pengembang sistem.
• Sebagian besar tingkat umum analisis, hanya hubungan input-proses-output dalam sistem yang menjadi perhatian.
• IPO menyajikan sangat sedikit rincian, sehingga akan dilengkapi dengan HIPO. Bagan arus sistem dan program
• Bagan arus sistem (System flow Chart) mengidentifikasikan keseluruhan atau jangkauan arus operasi dalam sistem.
• Bagan arus sistem difokuskan pada media dan
• fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci.
• Bagan arus program (Program flow-Chart) lebih rinci dalam hal fungsi-fungsi pemrosesan dibanding bagan arus sistem.

Analytic Flowcharts, Document Flowcharts, and Forms Distribution Chart

• Analytic flowchart mengidentifikasikan pemrosesan yang penting dalam sebuah aplikasi , menekankan pada tugas-tugas pemrosesan yang menerapkan pengendalian.
• Arus pemrosesan digambarkan dengan simbol-simbol yang dihubungkan dengan garis arus. Analytic, Document, and Forms Distribution Flowcharts
• Document flowchart serupa dalam hal format dengan analitic flowchart tetapi memuat lebih sedikit rincian mengenai fungsi-fungsi pemrosesan dalam setiap entitas yang digambarkan dalam bahan.
• Satu-satunya simbol yang digunakan adalah simbol dokumen. Simbol lain digunakan hanya untuk memperjelas proses.

Analytic, Document, and Forms Distribution Flowcharts

• Forms distribution chart mengilustrasikan distribusi formulir rangkap ganda dalam perusahaan.
• Tekananannya lebih pada siapa menerima formulir apa dari pada bagaimana formulir ini diproses.

Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi

Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu :

1. Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.
2. Siklus pengluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
3. Siklus produksi . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
4. Siklus keuangan . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.

Sasaran dan Fungsi Siklus

Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting.
Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan :
1. Mengumpulkan data transaksi
2. Memproses arus masuk transaksi
3. Menyimpan data transaksi
4. Melakukan pengendalian akunting
5. Menyediakan laporan keuangan
6. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi

Pengendalian Akunting

Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.

Pengendalian Transaksi

Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut yang berkaitan langsung dengan perkiraan buku besar umum dan pemrosesan pada umumnya cukup memadai.
1. Lembar jurnal yang telah diberi nomor disiapkan di bagian akunting atau keuangan yang sesuai.
2. Data pada lembar jurnal, seperti nomor perkiraan, diperiksa akurasinya :
- Dalam sistem manual, petugas buku besar umum melakukan pemeriksaan, jika perlu mengacu kepada bagan perkiraan dan pedoman prosedur.
- Dalam sistem berdasarkan computer, pemeriksaan utamanya dilakukan dengan program edit komputer.
3. Kesalahan yang terdeteksi dalam entri jurnal dikoreksi sebelum data digunakan dalam pembukuan ke buku besar umum.
4. Lembar jurnal yang telah disahkan dibukukan oleh petugas khusus yang tidak terlibat dalam penyiapan atau pengesahan.
- Dalam sistem manual lembar jurnal dibukukan oleh petugas buku besar umum langsung ke lembar buku besar umum.
- Dalam sistem tumpuk berdasarkan komputer lembar jurnal diketikkan oleh petugas entri data ke media magnetik, kemudian tumpukkan entri disortir berdasarkan nomor perkiraan buku besar umum dan dibukukan selama operasi komputer ke perkiraan yang bersangkutan.
- Dalam sistem berdasarkan on-lie lembar jurnal dimasukkan langsung ke sistem, dengan bantuan layar praformat pada terminal CRT; kemudian entri dibukukan oleh sistem komputer, biasanya secara langsung, ke perkiraan.
5. Kesetaraan debet dan kredit untuk setiap entri jurnal yang dibukukan harus dipastikan.
6. Total jumlah yang dibukukan dari entri jurnal tumpuk ke perkiraan buku besar umum dibandingkan dengan total pengendali yang telah dihitung sebelumnya.
7. Acuan-silang yang memadai dilakukan untuk memungkinkan rangkaian audit yang jelas.
8. Lembar jurnal diarsipkan menurut nomor, dan secara berkala arsip ini diperiksa untuk memastikan bahwa urutan nomor telah benar dan lengkap.
9. Entri jurnal penyesuaian standar disimpan pada lembar pra-cetak, guna membantu pembukuan.
10. Neraca percobaan perkiraan buku besar umum disiapkan secara berkala, dan selisih antara debet total dengan kredit total diselidiki secara cermat.
11. Saldo perkiraan kendali buku besar umum direkonsiliasi secara berkala terhadap total saldo dalam perkiraan buku besar pembantu.
12. Laporan akhir periode khusus dicetak untuk dipelajari oleh akuntan dan manajer sebelum laporan keuangan disiapkan.
13. Telah berkala entri jurnal dan laporan-laporan keuangan dilakukan oleh manajer dan bila mungkin, prosedur buku besar umum dikaji oleh auditor internal.